1. Om personvernerklæringen

Tertnesparken Barnehage AS tar personvern på alvor. Vi behandler personopplysninger om blant annet barn, foresatte, ansatte, jobbsøkere og andre som er i kontakt med barnehagen.

Denne personvernerklæringen gir informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler, hvorfor vi behandler dem, hvordan opplysningene ivaretas og hvilke rettigheter du har.

Personopplysninger er opplysninger som direkte eller indirekte kan knyttes til en enkeltperson, for eksempel navn, kontaktinformasjon, bilder eller opplysninger om helse.

2. Hvem er behandlingsansvarlig?

Tertnesparken Barnehage AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles som en del av barnehagens virksomhet.

Det betyr at vi har ansvar for at personopplysninger behandles i samsvar med personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).

Kontaktinformasjon:

Tertnesparken Barnehage AS
E-post: administrasjon@tertnesparken.no
Telefon: 940 02 092

Har du spørsmål om hvordan vi behandler personopplysninger, kan du kontakte oss.

3. Personopplysninger om barn og foresatte

For å kunne gi barna et trygt og godt barnehagetilbud og ivareta våre plikter etter blant annet barnehageloven, behandler vi nødvendige personopplysninger om barn og foresatte.

Dette kan blant annet være:

• navn og fødselsdato
• adresse og kontaktopplysninger
• opplysninger om foresatte og familierelasjoner
• kontaktpersoner og personer som kan hente barnet
• opplysninger om oppholdstid, fravær og ferie
• bilder og pedagogisk dokumentasjon
• nødvendige opplysninger om barnets helse, allergier, behov for tilrettelegging eller andre forhold som er viktige for å kunne ivareta barnet
• samtykker fra foresatte
• kommunikasjon mellom barnehagen og foresatte
• dokumentasjon som er nødvendig for å følge opp det enkelte barnet og barnehagens lovpålagte oppgaver.

Vi behandler bare opplysninger som er nødvendige for formålet. Behandlingen skjer på grunnlag av våre rettslige forpliktelser, oppgaver knyttet til barnehagedriften, avtalen om barnehageplass eller samtykke der dette er nødvendig.

4. Søknad om barnehageplass – Vigilo

Søknad om barnehageplass skjer gjennom Bergen kommunes samordnede opptak i Vigilo.

Personopplysninger som registreres i forbindelse med selve søknads- og opptaksprosessen behandles gjennom denne løsningen. Når et barn får plass hos oss, behandler Tertnesparken Barnehage AS de personopplysningene som er nødvendige for å administrere barnehageplassen og gi barnet et forsvarlig barnehagetilbud.

5. Mentor Kidplan

Tertnesparken Barnehage AS benytter Mentor Kidplan som digitalt kommunikasjons- og administrasjonssystem.

Kidplan brukes blant annet til kommunikasjon med foresatte, registrering av informasjon om barn og foresatte, fravær, samtykker, bilder og pedagogisk dokumentasjon.

Tertnesparken Barnehage AS er behandlingsansvarlig for personopplysningene som vi registrerer og behandler i Kidplan. PBL Mentor AS er databehandler og behandler opplysningene på våre vegne i henhold til databehandleravtale.

Du kan lese mer om hvordan PBL Mentor AS behandler og sikrer personopplysninger i deres personvernerklæring: Personvernerklæring kidplan.com – Kidplan – ditt kommunikasjonsverktøy

6. Bilder og video

Bilder og video kan være personopplysninger når personer kan identifiseres.

Vi bruker bilder som en del av barnehagens pedagogiske arbeid og dokumentasjon. Ved publisering av bilder eller video der samtykke er nødvendig, for eksempel publisering av identifiserbare bilder av barn på vår offentlige nettside, innhenter vi samtykke fra foresatte.

Foresatte kan trekke tilbake et samtykke. Tilbaketrekking av samtykke påvirker ikke lovligheten av behandling som allerede har funnet sted før samtykket ble trukket tilbake.

Vi er opptatt av å gjøre gode vurderinger av hvilke bilder som tas, lagres og eventuelt publiseres, med hensyn til barnets personvern og beste.

7. Foreldrebetaling og fakturering

For å administrere foreldrebetaling, kostpenger, fakturering og regnskap behandler vi nødvendige person- og kontaktopplysninger om foresatte og barn.

Tertnesparken Barnehage AS benytter PBL Regnskap til regnskapstjenester. PowerOffice Go benyttes i forbindelse med regnskap og fakturering.

Opplysningene behandles for å administrere avtaleforholdet, fakturering og betaling samt for å oppfylle lovpålagte krav til regnskap og bokføring.

8. Når du kontakter oss

Når du kontakter Tertnesparken Barnehage AS på e-post, telefon eller på annen måte, kan vi behandle kontaktopplysningene dine og øvrige personopplysninger du oppgir i henvendelsen.

Opplysningene brukes for å kunne besvare og følge opp henvendelsen din.

Vi oppfordrer til at sensitive eller særlige kategorier personopplysninger ikke sendes på vanlig e-post dersom dette kan unngås.

9. Jobbsøkere

Når du søker jobb hos Tertnesparken Barnehage AS, behandler vi personopplysninger som er nødvendige for å vurdere søknaden din.

Ledige stillinger kan blant annet annonseres gjennom FINN.no og NAV. Selve jobbsøknaden mottar vi på e-post.

Opplysningene kan blant annet omfatte:

• navn og kontaktinformasjon
• CV og søknad
• utdanning og arbeidserfaring
• attester og referanser
• øvrige opplysninger du selv oppgir i forbindelse med søknaden.

Opplysningene brukes kun i forbindelse med rekrutteringsprosessen og slettes når det ikke lenger er nødvendig å oppbevare dem, med mindre det foreligger et annet lovlig grunnlag for videre lagring eller søkeren har samtykket til dette.

Dersom søkeren blir ansatt, vil nødvendige opplysninger inngå i personaladministrasjonen.

10. Opplysninger om ansatte

Tertnesparken Barnehage AS behandler personopplysninger om ansatte som er nødvendige for å administrere arbeidsforholdet og oppfylle våre plikter som arbeidsgiver.

Vi benytter blant annet PBL Mentor HMS og PBL Mentor Personal i vårt HMS- og personalarbeid. PBL Regnskap og PowerOffice Go benyttes i forbindelse med blant annet regnskap og lønnsrelatert administrasjon.

Mer detaljert informasjon om behandling av personopplysninger i arbeidsforholdet gis til ansatte der dette er relevant.

11. Besøk på nettsiden

Vår nettside leveres gjennom PBL Mentor/Kidplan.

Ved bruk av nettsiden kan leverandøren behandle tekniske opplysninger som er nødvendige for drift, sikkerhet og funksjonalitet, for eksempel IP-adresse og teknisk informasjon om besøket.

Informasjon om leverandørens behandling av personopplysninger og bruk av informasjonskapsler finnes i PBL Mentor/Kidplans personvern- og cookieinformasjon: Personvernerklæring kidplan.com – Kidplan – ditt kommunikasjonsverktøy

12. Hvem kan vi dele personopplysninger med?

Vi deler ikke personopplysninger med andre med mindre det er nødvendig, og vi har et lovlig grunnlag for det.

I enkelte tilfeller benytter vi eksterne leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne. Dette gjelder blant annet leverandører av IT-, barnehage-, HMS-, regnskaps- og administrasjonssystemer.

Når en leverandør behandler personopplysninger på våre vegne, skal behandlingen reguleres gjennom en databehandleravtale der dette er påkrevd.

Personopplysninger kan også utleveres til offentlige myndigheter når dette følger av lov eller er nødvendig for å oppfylle våre lovpålagte plikter.

13. Hvor lenge lagrer vi personopplysninger?

Vi oppbevarer ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for formålet de ble samlet inn for.

Hvor lenge opplysninger lagres vil variere etter hvilken type opplysning det gjelder og hvilke lovkrav som gjelder. Opplysninger slettes eller anonymiseres når formålet med behandlingen er oppfylt og det ikke foreligger et annet lovlig grunnlag for videre oppbevaring.

Enkelte opplysninger må oppbevares lenger på grunn av krav iblant annet regnskaps-, dokumentasjons- eller annet relevant regelverk.

14. Sikkerhet

Vi skal behandle personopplysninger på en sikker og forsvarlig måte.

Vi benytter tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte opplysningene mot blant annet uautorisert tilgang, endring, tap eller misbruk. Tilgang til personopplysninger begrenses til ansatte og andre som har tjenstlig behov for opplysningene.

Når vi benytter eksterne systemleverandører, stiller vi krav til hvordan personopplysningene skal behandles og sikres.

15. Dine rettigheter

Når Tertnesparken Barnehage AS behandler personopplysninger om deg eller ditt barn, kan du etter personvernregelverket ha rett til å:

• få informasjon om hvordan opplysningene behandles
• be om innsyn i personopplysningene
• be om retting av feilaktige eller ufullstendige opplysninger
• be om sletting av opplysninger i tilfeller der vilkårene for dette er oppfylt
• be om begrensning av behandlingen
• protestere mot enkelte former for behandling
• trekke tilbake et samtykke dersom behandlingen bygger på samtykke
• i enkelte tilfeller få utlevert personopplysninger eller få dem overført til en annen behandlingsansvarlig.

Rettighetene gjelder innenfor rammene av personvernregelverket. Det betyr blant annet at retten til sletting ikke gjelder dersom vi fortsatt har en lovpålagt plikt eller annet gyldig behandlingsgrunnlag for å oppbevare opplysningene.

Ønsker du å benytte deg av rettighetene dine, kan du kontakte oss på:

administrasjon@tertnesparken.no

16. Klage til Datatilsynet

Dersom du mener at Tertnesparken Barnehage AS behandler personopplysninger i strid med personvernregelverket, ønsker vi gjerne at du tar kontakt med oss slik at vi kan undersøke saken.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet.

Mer informasjon finnes på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

17. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere personvernerklæringen dersom det skjer endringer i hvordan vi behandler personopplysninger, hvilke systemer vi benytter eller i gjeldende regelverk.

Gjeldende versjon vil være tilgjengelig på vår nettside.

Sist oppdatert: september 2026